開催報告:なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

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ドーナツ
  • 今日も残業だ
  • 仕事が終わらない
  • また先送りにしてしまった
  • やりたいことが全然できない
  • もっと効率的な方法があるんじゃないか

これらの問題は、時間の使い方をマスターすることで解決できます。

今回は、「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか」を紹介いただきました。そこで、本書の内容をシェアします。

開催報告:20代読書会in東京

日時:08月09日(水)19:30-22:00
参加者:5名(男性:5名、女性:0名 初参加:0名、リピーター:5名)

20代読書会in東京の感想

おもしろそうな本が見つけられた。(29歳・男性)

読書の習慣をつけたい中で、読みたい本が見つかった。(23歳・男性)

アウトプットの機会が今までなかったので、おもしろい。(23歳・男性)

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか

なぜあなたの仕事は終わらないのか

仕事が終わらない理由は、仕事の進め方にあります。その3つの理由を紹介します。

  • 安請け合いしてしまう
  • ギリギリまでやらない
  • 計画の見積もりをしない

どういうことでしょうか?1つずつ見ていきましょう。

安請け合いしてしまう

これは仕事が振られたときに、工数を見積らずにできます!と答えてしまう人のことです。

その仕事に、どのくらいの時間がかかるか?は、パッと見ではわかりません。そのため、本来はある程度やってみて工数を判断する必要があります。

にもかかわらず、いまは仕事に余力もあるし、大丈夫でしょ!と安請け合いしてしまう人が多いのです。

そうやって安請け合いした仕事が、長引いて定例の業務を圧迫します。そして、終わらない分を残業で挽回することになるのです。これが仕事が終わらない原因の1つ目です。

ギリギリまでやらない

夏休みの宿題を最終日に一気に片付けた日から、人は成長していないのでしょうか?

社会人になっても、ギリギリまで仕事に取り組まない人って多いです。締め切り前に仕事を仕上げることを損だと考えているのでしょうか。

それとも、火事場の馬鹿力でなんとかなると考えているのでしょうか。人によっては、時間をかければかけるほどいい仕上がりになると考えてギリギリまで粘るという人もいます。

理由はいずれにせよ、ギリギリまで本気で仕事をしないのは非生産的です。なぜなら、締め切り直前はプレッシャーで仕事効率が下がるからです。

  • 締め切りに間に合わなかったら、上司からの叱責がくる…
  • 期限に遅れたら、取引先から怒りと抗議の電話がかかってくる…
  • もし間に合わなかったら、顧客に多大な迷惑をかけることになる…

こんな焦りと緊張感の中では、思考力は確実に低下します。そのため、ギリギリまでやらないことが原因で、仕事が終わらなくなっています。これが仕事が終わらない2つ目の理由です。

計画の見積もりをしない

こういう人と仕事をすると、周りは迷惑をします。計画の見積もりをしない人は、仕事の進行状況を気にしていません。

そのため、締め切りが近づいている中でも、大どんでん返しをキメてきます。映画や小説なら、おっと観客をひきつけるところでしょう。しかし、仕事でやられると大迷惑で、血の気が引きます。

「えっ、それ最初に確認してコンセンサスとれてたじゃん」
「今さら、そんなこと言われても変えようがないよ…」

こうしたことを、仕事の最終局面になって平気で言う人がいます。その人は、どういう段取りで仕事を進めていくかという計画の見積もりがないのです。

この計画の見積もりがないことも、仕事が終わらない原因となります。では、次にどうすれば仕事が時間どおり終わるのか?を解説していきます。

どうすれば仕事が時間どおり終わるのか?

仕事を時間どおりに終わらせるためには、時間の正しい使い方をマスターする必要があります。

笑顔

それは、8割の仕事を最初の2割の時間で終わらせることです。

たとえば、締め切りが10日後の仕事を振られたとしましょう。その場合、仕事の8割を振られた日と次の日の2日間で終わらせてしまうということです。そして、その後の8日間で残りの2割を仕上げていきます。

著者は、この仕事の進め方をロケットスタート時間術と呼んで推奨しています。しかし、中には、そんなことが本当に効果的なの?と疑問に思われる方もいると思います。

ところが、ロケットスタート時間術を実践した結果、著者はすばらしい実績を残しています。

  • 学生時代に、パソコン用のCADソフトを開発。1億円以上のロイヤリティを稼ぐ
  • NTT研究所に就職し、翌年にマイクロソフトに転職
  • Windows95、98、インターネットエクスプローラーの開発に関わる
  • その中で、ドラッグ&ドロップや右クリックを発案。
  • 40歳で独立し、現在に至る

出だしから半端ない経歴で、才能がそもそも違うとしか思えないです(笑)

ただ、著者はこのロケットスタート時間術が肝だったと述べています。それほど、強力な時間の使い方のようです。

ロケットスタート時間術は、なにがいいのか?

8割の仕事を最初の2割の時間で終わらせるロケットスタート時間術には、3つの利点があります。

  • リスクを測定できる
  • 目に見える形を作れる
  • 誤差に対応できる

どういうこのなのでしょうか?1つずつ、解説していきます。

リスクを測定できる

ここで言うリスクとは、時間のことです。つまり、仕事が終わらないというリスクを測定できるという意味です。

料理

最初の2割で仕事に全力で取り組んだときに、8割の仕事が終われば問題ありません。ところが、8割が終わらなければ、それは期限に間に合わないということを意味しています。

たとえば、10日後期限の仕事で2日目に6割しか終わらなかったとします。その場合、10日後の期限には間に合いません。

こうしたリスクを早い段階で、測定することができます。これがロケットスタート時間術の1つ目の利点です。

目に見える形を作れる

どんな仕事でも、仕上がりをイメージして取り組むことと思います。しかし、問題はその仕上がりは頭の中のイメージであるとことです。

どんなに、こういう方向で進めていきますと共有しても言葉の解釈には幅があります。

いざ、仕事が完成してみたら、あれ?そうことをやって欲しかったんじゃないんだけど…ということってよく起きます。そうすると、振り出しに戻って、再び仕上げていかなければなりません。

そこで、ロケットスタート時間術です。

考える

最初の2割で8割の仕事を終えたときに、ある程度のプロトタイプを見せることができます。

そうすれば、上司やチームメンバーに自分が進めている業務の方向性やゴール像を視覚的に共有できます。これができれば、解釈の違いによる出戻りを防ぐことができます。

これがロケットスタート時間術の2つ目の利点です。

誤差に対応できる

期限に間に合いそうにない場合や、仕事の方向性が間違っていた場合に、ロケットスタート時間術であれば修正が可能です。

なぜなら、早い段階で誤差に気づくことができるからです。これは「リスクを測定する」や「目に見える形を作れる」で紹介したとおりです。

早い段階で誤差に気づくことができれば、対応策を考えることもできますし、実際に対応することも可能です。

これが、期限ギリギリに発覚すると、大変な事態です。時間がないため、手の施しようがないのです。そうなると、労働力を投下して徹夜でなんとか仕上げるという解決策に頼らざるをえません。

ということで、誤差に対応できることもロケットスタート時間術の利点です。

人生にも、ロケットスタートが必要?

人生にもロケットスタートが必要です。著者は仕事単位だけでなく、1日単位でもロケットスタート時間術を使っているそうです。

たとえば、1日で行う仕事量が10あるとします。そうすると、最初の2割(午前中)で、8の仕事を終えてしまうのだそうです。そうすることで、仕事が終わらないという事態を1日単位でも避けているのです。

その積み重ねが、1つのプロジェクトでの仕事の完成につながり、1年、3年、5年の長期の仕事の完成度の高さにつながります。

ケーキ

そう考えていくと、人生単位で見ても、このロケットスタート時間術は使えます。

人生は100年の時代となっているので、20歳で社会に出ると80年の時間が残ってます。80年の2割は15年、8割は65年となります。

つまり、85歳(20歳+65年)までの人生のタスクを35歳(20歳+15年)までに、片付けるということになります。

さすがに本当にタスクを片付けることは無理でしょう(笑)。でも、意識をすることは大事だと思います。なぜなら、人生においてもロケットスタート時間術のメリットを享受できるからです。

  • リスクを測定できる
  • 目に見える形を作れる
  • 誤差に対応できる

ロケットスタート時間術のメリットは、この3つでしたね。では、人生のタスクって、なにがあるでしょうか?

パッと思いつくことの1つは、「子育て」です。なんとなく、30歳くらいで結婚して、子供は1人か2人は欲しいなーと考えてる人は多いのではないでしょうか?

その場合は、ロケットスタート時間術にしたがい、プロトタイプを考えてみましょう。実際に子供を作るわけにはいきませんので(笑)、リサーチをして考えてみるのです。

猫

今回は「子供のお金」のことを考えてみます。

30歳で、子供が生まれます。夫婦で共働きなので、1歳になったら保育園に通わせます。そして、小学校、中学校と公立に通います。

ただ、大学はいいところに行って欲しいなという期待も込めて、中学から塾に通わせます。高校も公立に通いながら、塾にも通う3年間を過ごします。

そして、高校3年には大学受験に集中し、みごとに早稲田大学に合格しました!4年間、大学の近くで一人暮らしをして卒業。23歳で経済的にも独立して社会人になりました。

こういう子供がいたとします。問題児でもなく、特別に教育熱心な家庭というわけでもないでしょう。では、一体どれくらいの教育費が必要だったのでしょうか?

試算

いかがでしたでしょうか?子供が成長するにつれて、教育費も急激に上がってきます。1人の子供を育てるのに2000万はかかりそうです。大金です…

仮に48-51歳で年収1000万になっているとしましょう。その場合、税金で295万を支払います。そして、年間の教育費が250万かかります。

そうすると、可処分所得は1000万-(295万+250万)=455万となります。一方で、年収600万の場合は税金が155万かかりますので、可処分所得は600万-155万=445万となります。

そう考えると、大学生の子供が一人いる年収1000万は、夫婦で世帯年収600万と同じ生活レベルであるとわかります。

つまり、30歳で結婚してから、子供が大学を卒業するまで生活レベルは一定であるということです。

ここに親の介護や転勤、単身赴任、2人目の子供などのことも考えないといけないわけです。これは早くから備えておかないと、対応できません。

こうした[リスクを測定できる]ことは、まさにロケットスタート時間術のメリットです。ぜひ、みなさんも1日単位、プロジェクト単位、人生単位でロケットスタート時間術を試してください。

まとめ

仕事が終わらない3つの理由

  • 安請け合いしてしまう
  • ギリギリまでやらない
  • 計画の見積もりをしない

どうすれば、時間どおりに仕事が終わるのか?

  • 8割の仕事を最初の2割の時間で終わらせる
  • ロケットスタート時間術を実践する

ロケットスタート時間術3つのメリット

  • リスクを測定できる
  • 目に見える形を作れる
  • 誤差に対応できる

ロケットスタート時間術は人生にも有効

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