読書会in東京:どうすれば参加者がリピートするファシリテーションができるのか?

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どうすれば参加者がリピートするのか?

読書会で磨いたファシリテーションのコツを4つ紹介します。これができれば、参加者がリピートする人気の会を主催できるようになります。


開催報告:20代読書会in東京

日時:08月25日(土)09:30-12:00

参加者:15名(男性:8名、女性:7名 初参加:4名、リピーター:11名)

MVP賞

贈与論

紹介された本

  • ブレない思考法
  • Radical Candor
  • 世界のエリートはなぜ「美意識」を鍛えるのか
  • ファシリテーション入門
  • アウトプット大全
  • さあ、才能に目覚めよう
  • 押し引きの教科書

どうすれば参加者がリピートするファシリテーションができるのか?

読書会で「ファシリテーション入門」を紹介していただき、ファシリテーションの方法を教えてもらいました。

ファシリテーション入門

わたしも毎週読書会を開催し、ファシリテーションをしています。会社の会議と違い、①初対面の人がいる、②上司部下の関係がない、③利害関係もないという人たちへのファシリテーションです。

そして、この読書会は年間累計1000人以上の方に参加していただいてます。初参加の方も40%近くはリピートして参加してくださいます。また、毎週のように参加してくださる常連の方もいます。

そう考えると、わたしのファシリテーション能力は、まあまあ悪くないレベルだと思います。たまに他の読書会の主催者から”どうすれば参加者がリピートするのか?”とアドバイスを求められることもあります。

そこで今回は「ファシリテーション入門」の内容も参考にさせていただきながら、ファシリテーションのコツを紹介していきます!わたしが考えるファシリテーションのコツは4つあります。

  • 参加者の緊張を解く
  • 意見を引き出す
  • 時間配分に気をつける
  • 有意義な時間を提供する

これができれば、きっと大人気の読書会を開催できるようになります!(そんなニーズが世の中に果たして存在しているのか…?笑)

読書会でなくても、サークルの会議や社内の会議、部下や新人との会議などをもっと有効に進めることができるようになると思います。ぜひ、参考にしてみてください。

参加者の緊張を解く

読書会はサークルや社内の会議と異なり、上下関係のない参加者の集まりです。しかし、”初参加の方”が必ずいるというのが1つのポイントです。

初めて参加される方は、たいてい緊張しています。その緊張を解かないまま読書会を進めてしまうと、満足度の低い会になります。そしてリピートもしていただけないでしょう。

そのため”緊張を解く”のは読書会の土台です。最初の30分を目安に全員が笑顔になって話ができるよう緊張を解いていきます。そのために、わたしが行っている工夫を4つ紹介していきます。

開始前にチェックインをする

会議の”チェックイン”と”チェックアウト”を聞いたことがありますか?

会議は始まる前に、全員が一言ずつ話をするのがチェックインです。チェックアウトは会議が終わる前に、また全員が一言ずつ話をすることです。このチェックインは上手に活用すれば、緊張を解くことができます。

わたしは読書会の開始前に自己紹介をしていただいてます。そのときに、お名前や仕事に加えて”最近のいい出来事”を聞くようにしています。この”最近のいい出来事”をみんなで共有すると、一気に場が温まり、緊張がほぐれていきます。そして、初参加の方の自己紹介には必ずコメントを入れます。質問をしたり、ボケたり、ツッコんだりすることで笑いを取ります。

ちなみに、”最近のいい出来事”ではなく、”最近のイラっとしたこと”を聞いた会もありました。しかし、イラっとしたことを共有し合うと、場が和まず、とても難しいスタートとなりました。なので、チェックインではポジティブなことを共有し合うのがオススメです。

最近のいい出来事の他にも、美味しかった店や面白かった映画、買ってよかったものetcも盛り上がるテーマだと思います。

最初の発表は常連の参加者で場を温める

会議でも同じだと思いますが、読書会で最初の発表は常連の参加者にお願いします。初参加の方に振ってしまうと、本人もどうしていいか分からないですし、緊張感が場全体に伝わってしまうからです。

そして、最初の発表は場が温まるようなものが望ましいです。発表する本をチラッと見て、あまりにも専門的な本を持ってきている場合は、その人に最初の発表はお願いしません。また、本の内容だけでなく、声のトーンや話し方なども場が和むような人にお願いするようにしています。

序盤は参加回数の少ない人に話を振る

読書会が開始してから30分ほどは、参加回数の少ない人を中心に話を振るようにしています。

仮に初参加の方が4人いた場合、最初の発表で内2人には話を振ります。そして、次の発表者のときに、残りの2人に話を振ります。こうして誰が発言をして誰が発言をしていないかを覚えておきながら、できるだけ早く全員が発言をできるように話を振っていきます。

また、話を振る基準は参加回数だけでなく、参加者の”興味や造詣”も重要です。

この人はこの話に興味がありそうとか、この話には詳しそうとか、そういうことを把握して話を振ります。どうすれば興味や造詣を把握しているかというと、自己紹介の仕事と最近の出来事です。他にも、発表を聞いている時のリアクションを見て判断します。

もちろん、常連の方にも話は振ります。読書会が始まって30分以上経つのに1度も話をしていないという人がいないように気を配ります。ただ、ファシリテーターから話を振る回数は、参加回数が少ない人を多くするようにするということです。

4.話の難易度を終盤にかけて上げていく

ファシリテーターとして話を振るだけでなく、すべての発表に必ずコメントを入れます。

参加者の方は、発表とわたしのコメントの2つを聞いて、”あっ”と話したい内容が出てきます。なので、どんなコメントをするかも重要です。

コメントに関しては、序盤は難しい話をしないようにしています。序盤に専門的な話やマニアックな話題をしてしまうと、参加者がハードルを感じて引いてしまいます。なので序盤は参加者全員が話しやすい雰囲気になるように注力します。

そして、読書会も終盤になって参加者が前のめりになってきたら、少しずつマニアックな話も織り込むようにしています。

意見を引き出す

参加者から意見を引き出すのは、とても重要なファシリテーション・スキルです。

読書会では参加者の発言量は満足度を測るバロメーターになります。積極的に発言し、意見を述べている参加者がいたら、きっとその人の満足度は高くなります。そして、リピートして読書会に参加していただけるでしょう。

わたしが参加者から意見を引き出すために工夫を4つ紹介していきます。

観察する

“あっ、この人言いたいことがありそうだな!”と観察することが大切です。

特に初参加の人の場合、その人がどういう人生を送ってきたのかはわかりません。なので、何に興味/関心があって、何に詳しいのか・何に拘りがあるのかも分からない状態です。そんな状態で適切にパスを出すには観察しかありません。

発表を聞いている様子を観察して、”言いたいことがありそうな人”を見つけて話を振るようしています。

興味/関心を把握する

何度もリピートして参加してくれている人は、仕事や学生時代の部活・アルバイト、専攻、留学経験など色んなことを話してくれています。なので、参加者の方が何に興味/関心があって、何に詳しいのか?を理解できています。

そうすると、”あっ、この話題、この人はきっと話したいことがあるに違いない”と推測できるようになります。そこで話を振ると、”待ってました!”と色んな情報を教えてくれたり、意見を述べてくれたりします。

クローズな質問からオープンな質問へ

読書会の序盤はクローズな質問を多くします。でないと、”何を答えていいか分からない”という状態になってしまうからです。

しかし、打ち解けてきて、どんな話でもして大丈夫なんだという雰囲気になってきたら、オープンな質問も増やしていきます。このオープンな質問は、”○○さんは、どう?”くらいのオープンさです。

クローズな質問でも話を振っているのは同じですが、話の方向性をファシリテーターが決めてしまいます。そうすると、本当は違う話がしたかったのに質問が悪くてできなかったということが起きかねません。なので、”どう?”という究極のオープンな質問で好きに話してもらう機会を提供していきます。

自分が話す量を調節する

“自分の話よりも参加者の話を優先する”

これは終始気をつけているスタンスです。読書会は自分が主催者なので、話そうと思えばいくらでも話すことが許されます。しかし、参加者の満足と自分自身の学びという2点を考えると、参加者の話を優先した方が絶対にいいです。そのため、自分の話が多すぎて参加者が話し足りなかったという状態にならないように気をつけます。

とはいえ、読書会が始まった直後から”みなさん好きに話してください”というスタンスでは盛り上がりません。どんなに自分が話す量を減らそうとしても、すべての発表にコメントは必要です。ファシリテーターとして話を振ったり、会話を整理したり、参加者全員の集中力を維持したりと話すことはたくさんあります。

ですが、自分の話が要領を得ず長くなってしまわないように注意します。そして、会が盛り上がってきたら、自分の話を少なくして、参加者がたくさん話せるようにしています。

時間配分に気をつける

考える

読書会は会場の都合もあり、終わりの時間がきっちり決まっています。

会社やサークルの会議も参加者の都合があるため、終わりの時間は決まっているものが多いでしょう。仮に延長できたとしても、予定時間を超えてしまうと、参加者の満足度は下がります。なので、予定の時間通りに終わるよう工夫すべきです。

読書会では残り時間と人数を計算しながら、一人の発表にかけられる時間を見積もっています。そして、一人が長くならないように話を区切るようにしています。

ただ、途中で話が止まらなくなる参加者も出てきます。そうした人がいると、計画が狂い、他の参加者にしわ寄せがいき、発表の時間が短くなってしまいます。もっと話したい・たくさん話したいと思ってもらえることはありがたいことですが、他の参加者を犠牲にするわけにもいきません。

なので、話が止まらない参加者がいたら、”すっきり話した感”を感じてもらえるような相づちを打って、短く・深いコメントをして、すぐに次の発表者にバトンを回します。そして、途中で話が長い人が出てくることも考慮して、早めに終わるペース配分で読書会を進めるようにしています。

有意義な時間を提供する

イノベーション

読書会にリピートしていただくには、価値を感じてもらう必要があります。

それは参加費(500円)以上の価値という意味ではありません。土曜の午前中や平日の夜の時間を読書会に使うだけの価値です。たとえば、土曜の朝なら”ゆっくり寝ていたい”とか”掃除や洗濯をしたい”とか、そうしたことを考えている人も多いでしょう。

そのため、読書会にリピートしていただくには、読書会に参加しなければできたであろう機会費用を上回る価値を感じてもらう必要があります。

そう考えると、読書会がただ楽しい時間で終わってはいけません。交流ができて笑いがあって楽しい時間となる以上に、参加者にプラスとなるようにする必要があります。わたしは、そのために3つのことを意識しています。

読みたい本との出会い

もっともわかりやすい読書会の価値は、新たな本との出会いです。

そのため、参加者が本の魅力を最大限に伝えられるようサポートします。プレゼンが上手な参加者ならサポートは不要ですが、そういう方ばかりではありません。緊張もあると思いますし、本をオススメすることは日常生活で少ないと思います。

なので、本を手に取った経緯や印象的だった箇所、その本を読んで起きた変化などを質問しながら、その本の魅力を引き出していきます。

他人の経験談

参加者の仕事や過去の経験などから、その人にしかできない刺激になる話を引き出せるように意識しています。

仕事、大学時の研究、留学や旅行、部活などは、経験談が豊富にあるテーマです。なので参加者がどういう経験を積んできたのかを知って、適切にパスを出せるようにしています。

自分から知識や意見を提供する

読書会の8割は参加者とライブで創るものだと考えています。しかし、残りの2割はやはりファシリテーター次第です。

ファシリテーターが、どういう方向に話を持っていくのか、どんなコメントをするのかも重要です。わたしもできるだけハッとさせられるような知識や意見を述べられるように努力しています。

そのためには、①知識の幅広さ・深さ、②考えた量・質、③経験の3つが大切です。この3つは一朝一夕で身につくものではないですし、スキルでカバーできるものでもないです。積み重ねの結果、価値を提要できるようになるものだと考えています。

以上、参加者がリピートするファシリテーションの方法でした。ぜひ、参考にしてみてください。

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