今回は残業地獄から抜け出すための仕組み仕事術について話を聞きました。
同じ作業に追われたり、仕事を一人で抱え込んだりしていませんでしょうか？
仕事が終わらない人は、仕組み化で課題を解決することができます。なぜなら、人に任せて早く仕事を終えることができるようになるからです。
今回の開催報告では、この仕組み仕事術について詳しく紹介します。
開催報告:20代読書会in東京
日時:07月12日(土)09:30-12:00
参加者:14名(男性:9名、女性:5名 初参加:5名、リピーター:9名)
20代読書会in東京の感想
いろんな話が聞けた。(25歳・男性)
新たな本を知れてよかった。(27歳・男性)
新たな本を知ることができた。(24歳・男性)
自分では知ることのない本を知ることができたから。(28歳・男性)
残業地獄から抜け出す仕組み仕事術、5つのメリットとは？
みなさん、こんな問題を抱えていませんでしょうか？
- つねに作業に追われている
- 同じミスを何度も繰り返してしまう
- 仕事を人に振れず、いつも一人で抱え込んでいる
- 効率が悪くても、いつものやり方でやってしまう
- 自分もチームも、そろそろ次のステージに進みたい
- 育児や介護などでフルタイムから時短勤務になった
一つでも当てはまるという方は、仕事を仕組み化することで、解決することができます。
「仕組み仕事術」という本で、仕組み化のポイントとメリットを教えていただきました。なので、今回はそのエッセンスを紹介したいと思います。
仕組み化とは、なにか？
仕組みとは、誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステムのこと
本書では、このように定義がされていました。そのため、仕組み化とは、そのシステムを作ることをさしています。
例えば、運転免許証を考えてみてください。日本の普及率は57%と非常に高くなっています。
身の回りで、難しすぎて運転免許の取得を諦めた…という人がいるでしょうか？いませんよね(笑)
運転免許の教習所システムは、まさに誰がいつ、何度やっても同じ成果が出るシステムとなっています。そのため、希望者のほぼ100%が安全に運転するための技能を習得して、免許を取得していきます。
仕組み化するには、どうすればいいか？
仕組み化をするには、3つのステップがあります。①仕事の仕分、②マニュアル化、③改善です。
まず1つ目の仕事の仕分けですが、仕事を2種類に分ける必要があります。それは、考える仕事と作業の仕事です。
仕組み化できるのは、作業の仕事のみです。考える仕事はは仕組み化はできません。ただ、本書によると、考える仕事はほとんどないと書かれています。80%以上の仕事が、作業の仕事であるそうです。
そうやって、作業の仕事を棚卸していきます。
次に2つ目のマニュアル化です。ToDoリストの作成し、どのように作業を行うかのマニュアルを作成していきます。
このToDoリストやマニュアルを作成するとき、ポイントがあります。それは、できるだけ具体的にHow toを書くことです。目安は、アルバイトの人が補足説明なく、実行できるレベルで作成することです。
最後に、3つ目の改善です。
マニュアルを読みながら、作業を実践してもミスが起きることがあります。そのときに、ミスを作業者の責任として片付けてしまってはいけません。
本書にも、ミスは人が原因ではなく、仕組みが原因であると書かれていました。ミスが起きない仕組みになるまで改善を続けていきます。そして、ミスが起きない仕組みが完成すれば、仕組み化の完了です。
仕組み化のメリットとは？
1.時間が得られる
2.ミスがなくなる
3.人に仕事をまかせられる
4.最小の労力で最大の成果が出せる
5.自分とチームが成長し続けられる
この5つが、本書で挙げられていました。1つずつ、どういうことなのか解説していきます。
1.時間が得られる
一度、しっかり考えて仕組み化すると、仕事が早く終わるようになります。なぜなら、考える工程を挟まなくても仕事を進めることができるからです。そのため、時間の節約となり、自分の時間が増えます。
2.ミスがなくなる
仕組み化することで、改善が楽になります。なぜなら、何が原因で、どこに課題があってミスが起きたのかを分析しやすくなるからです。改善を積み重ねることができるので、ミスせず仕事をできるようになります。
3.人に仕事をまかせられる
仕組み化することで、仕事を人に任せることがでいるようになります。なぜなら、誰がいつ、何度やっても同じ成果を出せるようになっているからです。
仕事をまかされた人も、プレッシャーに負けることなく、安心して仕事に取り組むことができます。
4.最小の労力で最大の成果が出せる
一度、仕組みが完成すると、その後は安定して成果を出すことができます。なぜなら、マニュアルに従うだけで、抜け漏れがなくなるからです。
さらに、人に仕事を任せることができるので、本当に注力すべき、考える仕事に時間を投入できます。そのため、労力の最適化ができるのです。その結果、最小の労力で最大の成果を上げられます。
5.自分とチームが成長し続けられる
組織には、①トップパフォーマー、②ハイパフォーマー、③アベレージパフォーマーの3種類がいると言われています。
ここまで見てきたように、トップパフォーマーの仕事術を仕組み化することで、アベレージパフォーマーの成果を引き上げることができます。
もちろん、自分がすべての分野においてトップパフォーマーであることは、あり得ません。そのため、チーム内にいる各分野のトップパフォーマーの仕事術を仕組み化することが大切です。
そうすると、チームメンバーのみでなく、自分の成果も引き上げることができるのです。このように仕組み化することで、チームだけでなく、自分も成長することができます。
ぜひ、みなさんも仕組み化を試してみてください。
